コワーキングスペース 代表 鶴田 賢太 本記事は、GoogleのGeminiを使いGmailの定型返信を半自動化する方法を解説。Gemは特定業務向けカスタムで、GmailのGeminiボタンから呼び出して相手名やURLを自動挿入。1つのGemで複数パターン対応、指示は箇条書きで簡単。実践手順と運用のコツも紹介。実例のRoom8活用例も触れる。
- GemとGeminiの違いと定型業務での時短効果
- Gmail連携で直接挿入・相手名・URL自動反映
- 作成手順と運用のコツ（命名・1Gemで複数パターン・定期更新）
こんにちは、Room8オーナーの鶴田です！
突然ですけど、あなた毎日同じようなメール返信、何回書いてます？
僕の場合、Room8に「入会したいです！」ってメールが来たら、入会フォームのURL送って、注意事項書いて。「退会したいんですが」って来たら、退会フォームのURL送って、手続き説明して。「プラン変更できますか？」って来たら、プラン変更フォームのURL送って、料金案内して。
で、これね、毎回同じこと書いてるんですよ。コピペでもいいんですけど、コピペ元探すのも面倒だし、相手の名前とか個別の情報は手入力しないといけないし。
「なんかいい方法ないかな」って思ってた時に、GeminiのGem機能を使ったらめちゃくちゃ楽になったんですよね。
しかも、完全に同じテンプレート送るんじゃなくて、毎回少しずつ表現が変わるんで、「いかにもテンプレート」って感じにならない。これが地味に良くて。
この記事では、GeminiのGem機能を使ってGmailの定型返信を半自動化する方法を、Room8で実際に使ってる例を交えながら解説します。正直、これ知らないで毎日同じメール書いてる人、時間もったいないですよ。
この記事を読めば：
- Gemの基本的な仕組みが分かる
- Gmail連携での使い方が分かる
- 実際にGemを作る手順が分かる
- 他の業務でも応用できるヒントが得られる
さっそく見ていきましょう！
Gemって何？GeminiとGemの違い
Geminiは「AI」、Gemは「カスタムAI」
まず、GemとGeminiの違いから整理しておきますね。混乱してる人、結構多いんで。
Geminiは、Googleが作った生成AIです。ChatGPTと同じようなやつですね。「〇〇について教えて」って聞いたら答えてくれる、あれです。
で、Gemは、そのGeminiを「特定のタスク専用」にカスタマイズしたものなんですよ。
例えば、Geminiに「入会フォーム送って」って言っても、「どんなフォームですか？」って聞き返されるわけです。でも、Gemに事前に「入会フォームのURL」と「送るべき注意事項」を教え込んでおけば、「入会フォーム送って」の一言で、ちゃんとした返信文を作ってくれるんですよね。
つまり、GemはGeminiの「定型業務特化版」ってわけです。
なぜGemが定型業務に向いているのか
Gemが定型返信に向いてる理由、3つあります。
1. あらかじめ指示を設定しておける
毎回「こういう内容で返信して」って指示する必要がない。最初に1回設定すれば、あとは呼び出すだけ。
2. 何度でも使い回せる
1回作ったGemは、消さない限りずっと使えます。毎日同じような返信が必要なら、これが一番楽。
3. Gmail連携で直接メール返信に使える
これ、意外と知られてないんですけど、GmailにGeminiボタンがあるんですよ。そこからGemを呼び出せば、メールの返信画面に直接挿入できる。コピペすら不要です。
正直、定型返信を毎回手打ちしてる人、今すぐGem使った方がいいですよ。時間の無駄すぎます。
Gmail連携でのGem活用法
Gmailの「Geminiボタン」から使う方法
じゃあ実際にどうやって使うのか、説明しますね。
まず、Gmailでメールを開いて、返信ボタンを押します。すると、返信画面が開くじゃないですか。
で、画面の右上あたりに、星マークのアイコンがあるはずです。これが「Geminiボタン」。これをクリックすると、サイドパネルが開きます。
サイドパネルの上の方に、自分が作ったGemのリストが表示されるんですよ。「入会フォーム送信」「退会フォーム送信」みたいな感じで。
あとは、使いたいGemをクリックするだけ。そうすると、Gemが返信文を自動で作成してくれます。
Gemが作成した返信文を編集・送信
Gemが作った返信文は、サイドパネルに表示されます。
で、その下に「挿入」ボタンがあるんで、それをクリック。すると、メールの本文欄に返信文が自動で挿入されます。
で、ここがGemのすごいところなんですけど、メールの内容を読み込んで、相手の名前とか会社名とかも自動で入れてくれるんですよ。
例えば、「株式会社〇〇の△△です。入会したいのですが」ってメールが来たら、Gemは自動で「株式会社〇〇 △△様」って宛名を作ってくれる。メールの内容も考慮して、必要な情報を返信文に反映してくれます。
とはいえ、そのまま送信する前に一応確認はしてください。
AIが完璧かって言われると、たまに変な解釈することもあるんで。あと、「追加でこの情報も伝えておこう」ってときは手入力で追加する必要もあります。
でも、ゼロから書くよりは圧倒的に楽ですよ。9割は自動で作ってくれるんで、残り1割だけ確認して微調整すればいい。
前提条件：Gemを事前に作成しておく必要がある
ここまで読んで「あれ、Gemってどうやって作るの？」って思いましたよね。
そう、Gemは事前に作っておく必要があるんですよ。Gmail側で呼び出すだけじゃなくて、Geminiのサイトで「Gem作成」をしておかないといけない。
その方法は次のセクションで詳しく解説します。
Room8で実践！定型返信Gemの作り方
【実例】プラン関係のフォーム送信メール作成Gem
じゃあ、実際にRoom8で使ってるGemを例に、作り方を説明しますね。
僕が作ってるのは「プラン関係のフォーム送信メール作成」っていうGem。これ1つで、入会・退会・プラン変更、全部に対応できるようにしてあります。
Gemの名前：
プラン関係のフォーム送信メール作成
カスタム指示：
入会URL・退会URL・プラン変更URLを送る為のメールを考えるGemです。
入会の場合は、入会の流れをチェック
退会・休会の場合は、退会・休会をチェック
会社名があるときは会社名を入れてね
入会フォーム
https://forms.gle/xxxxx
入会の流れ
・入会フォームに入力をする
・フォーム入力後、Stripeで入会金の請求メールが届く
・入会金のお支払いが済んだ時点で正式入会となる
・なお、利用開始日を先に設定していた場合、利用開始日以降かつ入会金のお支払いです
・入会金の支払いが遅れるとスタートしない
退会フォーム
退会・休会の流れ
・退会フォームに入力する
・月末締めで翌月から退会となる
・月の途中での退会は受け付けておりません
プラン変更フォーム
プラン変更の流れ
・プラン変更フォームに入力する
・翌月1日から変更が適用されます
・変更希望月の前月末日までに提出が必要です
ポイントは、箇条書きでシンプルに書くってこと。
僕が最初に見せてもらった解説記事とか見ると、「丁寧な挨拶をして」とか「親しみやすいトーンで」とか、めちゃくちゃ細かく指示してあるんですよ。でも、そこまでやらなくても大丈夫。
必要な情報だけ箇条書きで入れておけば、Geminiが勝手にいい感じの文章に仕上げてくれます。
毎回少し変わる、それがいい
で、ここが重要なんですけど、この方法だと毎回少しずつ文章が変わるんですよ。
完全に同じテンプレートを使うわけじゃないから、「いかにもテンプレート」って感じにならない。ちょっとずつ表現が変わって、人が書いたっぽくなる。
僕としては、これが結構気に入ってて。
完全に同じ文章を毎回送るより、ちょっと変化がある方が相手にとっても自然じゃないですか。「あ、ちゃんと人が考えて返信してくれてるんだな」って思ってもらえる。
もちろん、基本的な情報（URLとか注意事項とか）は毎回同じなんですけど、それを伝える言い回しが変わる。これがGemのいいところなんですよね。
1つのGemで複数のパターンに対応
あと、僕のGemは1つで3パターン（入会・退会・プラン変更）に対応してるんですけど、これもコツです。
別々に3つGem作ってもいいんですけど、管理が面倒なんですよ。「あれ、入会用のGemどれだっけ？」ってなる。
だから、関連する内容は1つのGemにまとめちゃう。で、使うときに「入会フォーム送って」とか「プラン変更のURL教えて」とか指示すれば、Gemが勝手に必要な部分だけ使ってメール作ってくれる。
これなら管理も楽だし、使うときも迷わない。
Gem作成の基本手順
じゃあ、実際にGemを作る手順をまとめておきますね。
1. Geminiサイトを開く https://gemini.google.com にアクセス
2. 左下の「Gem管理ツール」をクリック サイドバーの下の方にあります
3. 「Gemを作成」をクリック 右上にボタンがあるはず
4. Gemの名前を入力 分かりやすい名前にしてください。「プラン関係のフォーム送信メール作成」とか。
5. カスタム指示を入力 ここが一番重要。箇条書きでシンプルに書くのがコツです。
例えば：
・入会フォームのURL: https://...
・注意事項：
- フォーム送信後、24時間以内に確認メール
- 初回利用は手続き完了後
・会社名があるときは会社名を入れてね
みたいな感じ。
細かく「丁寧な挨拶をして」とか「親しみやすいトーンで」とか書かなくても、Geminiが勝手にいい感じに仕上げてくれます。むしろ、指示が細かすぎると柔軟性がなくなるんで、シンプルな方がいいですよ。
6. 保存 これで完成。あとはGmailから呼び出すだけ。
ポイント：
- 必要な情報（URL、注意事項）だけ箇条書きで
- 「〇〇のときは△△を入れてね」みたいな条件も書ける
- 関連する内容は1つのGemにまとめると管理が楽
他にも使える！定型返信Gemのアイデア
ここまで見て「うちにはフォーム送信とか無いしな…」って思った人、いますよね。
大丈夫です。Gemは他の定型業務でも使えますよ。いくつかアイデアを紹介します。
カスタマーサポート系
よくある質問への回答Gem 「営業時間は？」「駐車場ある？」「支払い方法は？」みたいな、よく聞かれる質問への回答を用意しておく。
トラブルシューティング案内Gem 「ログインできない」「パスワード忘れた」みたいな、定番のトラブル対応。
資料送付の定型文Gem 「資料送ってください」って言われたときの返信。資料のダウンロードリンクとか、説明文とかを含めておく。
営業・ビジネス系
商談日程調整メールGem 「来週火曜日の14時からいかがでしょうか？」みたいな、日程調整の定型文。
見積もり送付の案内Gem 「お見積書をお送りします」ってときの、送付案内メール。
イベント案内の定型文Gem セミナーとかイベントの案内文。日時、場所、申込方法とかを含めておく。
社内連絡系
会議日程の調整Gem 「次回の定例会議の日程を調整したいです」って社内メールを送るときの定型文。
報告フォーマットGem 週次報告とか月次報告の、フォーマット部分だけ自動で作ってもらう。
承認依頼の定型文Gem 「〇〇の件で承認をお願いします」ってときの、依頼メール。
ね、結構いろんな場面で使えるでしょ？
「こんな定型業務ありませんか？」って自分の仕事を振り返ってみてください。絶対1個や2個、「毎回同じこと書いてるな」ってメールがあるはずです。
Gem活用時の注意点とコツ
最後に、Gemを使うときの注意点とコツをまとめておきます。
完全自動化ではなく「半自動化」として使う
これ、めちゃくちゃ重要なんですけど、Gemが作った返信文は一応確認してから送信してください。
さっきも言いましたけど、Gemはメールの内容を読み込んで、名前とか会社名とかも自動で入れてくれます。めちゃくちゃ賢い。
でも、完璧じゃないんですよね。たまに、変な解釈することもある。
例えば、メールに「田中」って名前と「佐藤商事」って会社名が両方書いてあったとして、Gemがどっちを優先するか分からないこともあるわけです。
だから、送信する前に：
- 宛名が正しいか確認
- 送るべきフォームURL（入会/退会/プラン変更）が合ってるか確認
- 追加で伝えるべき情報がないか確認
この3点だけチェックすればOK。
逆に言うと、この確認さえすれば、あとは安心して送信できます。
9割はGemが自動で作ってくれて、残り1割だけ人間が確認する。これが一番効率的です。
Gemの名前は分かりやすくする
Gemを複数作ると、どれがどれだか分からなくなるんですよ。マジで。
だから、名前は超具体的にしてください。
❌ 悪い例: 「フォーム送信」 ✅ 良い例: 「プラン関係のフォーム送信メール作成」
❌ 悪い例: 「日程調整」 ✅ 良い例: 「商談日程調整メール」
こういう感じで、「何のためのGemか」が一目で分かる名前にする。
あと、関連する内容はなるべく1つのGemにまとめた方がいいです。僕の場合、「入会」「退会」「プラン変更」を別々にGem作るんじゃなくて、1つの「プラン関係のフォーム送信」Gemにまとめてる。
こうすれば、「あれ、入会用のGemどれだっけ？」って探す手間がなくなります。
定期的に内容を見直す
Gemの内容、たまに見直してください。
なぜかっていうと、URLが変わったり、料金が変わったり、注意事項が変わったりするじゃないですか。で、Gemの内容が古いままだと、古い情報を送っちゃうことになる。
僕も一回やらかしたことあるんですけど、料金改定したのにGemの内容更新し忘れて、旧料金を案内しちゃったことがあって。あれ、めっちゃ焦りました。
だから、月に1回くらい、「今のGemの内容、最新になってるかな？」って確認する癖をつけると良いですよ。
あと、「この表現、もうちょっと良くできるな」って思ったら、どんどん改善してください。Gemは何度でも編集できるんで。使いながら育てていく感じですね。
まとめ
さて、ここまでGeminiのGemを使ったGmail定型返信の自動化について解説してきました。
ポイントをまとめると：
1. Gemは定型業務の時短に最適 毎回同じようなメールを書いてるなら、Gem作った方が絶対楽です。
2. Gmail連携で直接メールに挿入できる コピペすら不要。Gmailの返信画面から直接Gemを呼び出せます。
3. 毎回少しずつ表現が変わる 完全に同じテンプレートじゃないから、「いかにもコピペ」って感じにならない。人が書いたっぽさが残ります。
4. カスタム指示は箇条書きでシンプルに 細かく指定しすぎなくてOK。必要な情報だけ箇条書きで入れれば、Geminiがいい感じに仕上げてくれます。
5. 半自動化として使う Gemはメール内容を読み込んで名前や会社名も自動で入れてくれるけど、念のため確認してから送信する。
6. 定期的に内容を見直す URLとか料金とか、変わったらちゃんと更新する。
じゃあ、次にあなたがやるべきことは？
ステップ1: 自分の定型業務を洗い出す 「毎回同じこと書いてるな」ってメール、ありませんか？それをリストアップしてください。
ステップ2: まずは1つGemを作ってみる いきなり10個とか作らなくていいです。一番使う頻度が高いやつ1つだけ、作ってみてください。
ステップ3: 実際に使ってみて、改善する 作ったGemを実際に使ってみて、「ここもうちょっとこうした方がいいな」って思ったら、どんどん改善してください。
正直、毎日同じメール書いてる時間、マジでもったいないですよ。
その時間、他のもっと価値のある仕事に使えるじゃないですか。お客さんと話すとか、新しいアイデア考えるとか。
Gemは完璧なツールじゃないです。でも、定型業務の8割を自動化してくれるなら、使わない理由ないですよね。
さあ、さっそくGem作ってみましょう！